Waar let ik op bij het versturen van een aanmaning

Altijd vervelend er heeft iemand flink bij je geshopt waarbij je achteraf een factuur verstuurd hebt en, je raadt het al, nog niks op de rekening na het verstrijken van de betalingstermijn. Je zal aan de slag moeten met het versturen van een aanmaning en eventueel opvolgende acties als betaling uitblijft. Dit is altijd een wat lastige situatie want je wil de relatie met de klant niet op het spel zetten in deze fase, maar je wil toch wel wat dwang creëren bij je klant om tot betaling over te gaan. Uiteraard is deze balans te vinden bij het versturen van de 1e aanmaning. In dit blog vertellen we je er graag meer over.

Hoe maak ik een optimale 1e aanmaning

Zoals ik hierboven al aangaf wil je bij het versturen van de 1e aanmaning de klantrelatie zeker nog niet op het spel zetten. Dat zou ook zeker niet terecht zijn. Het voor de 1e keer overschrijden van de betalingstermijn heeft bijna nooit met onwil van je klant te maken. Het heeft meestal te maken dat je factuur even in de vergetelheid geraakt is bij je klant en in sommige gevallen is er sprake van een liquiditeitskrapte. Het is goed om de toonzetting van je aanmaning in te steken op het feit dat je factuur wellicht in de vergetelheid is geraakt. Deze herinnering moet dus dienen om je factuur op een vriendelijke manier weer onder de aandacht te brengen. Zorg er daarbij voor dat op de aanmaning alle benodigde gegevens staan om het betalen van je klant zo gemakkelijk mogelijk te maken. Meestal kan de 1e factuur niet meer gevonden worden en mocht dit nodig zijn dan levert dan onnodige vertraging op. Een logische betalingstermijn die je kan hanteren is 7 dagen. Dat is lang genoeg om de betaling te verwerken.

Wat doe ik als er na de 1e aanmaning nog steeds niet betaald wordt?

Helaas komt het voor dat er nog steeds niet betaald wordt na het versturen van de 1e aanmaning. Het is goed om ook kort op het vervolg te zitten. Een volgende stap zou kunnen zijn om nog een keer een herinnering te sturen, maar je kunt ook telefonisch contact opnemen. Dit laatste blijkt vaak een effectieve manier. Je komt zo beter te weten wat de reden is dat er nog niet is betaald en op basis van die informatie kan je vaak tot goede nieuwe afspraken komen. Goed voor de relatie met de klant en goed voor je bedrijf.